راهنمای مدیریت ضایعات سوپرمارکت و تاریخ انقضا در ۱۴۰۵

ضایعات برای یک سوپرمارکت فقط به معنی چند کالای تاریخ گذشته روی قفسه نیست. هر محصولی که به دلیل خرید بیش از نیاز، چیدمان اشتباه، نگهداری نامناسب یا بی‌توجهی به تاریخ مصرف فروخته نشود، بخشی از سرمایه فروشگاه را از بین می‌برد. به همین دلیل، مدیریت ضایعات سوپرمارکت باید از زمان خرید کالا شروع شود و تا چیدمان، فروش و کنترل موجودی ادامه پیدا کند.

اگر این فرایند منظم باشد، هم مقدار کالای دورریز کمتر می‌شود و هم پول کمتری در موجودی راکد فروشگاه می‌ماند. در نتیجه، فروشگاه می‌تواند سرمایه خود را بهتر مدیریت کرده و از ضررهای ناشی از ضایعات جلوگیری کند.

چرا مدیریت ضایعات و تاریخ انقضا در سوپرمارکت حیاتی است؟

در یک فروشگاه مواد غذایی، سود فقط از فروش بیشتر به دست نمی‌آید؛ جلوگیری از ضررهای کوچک هم تأثیر مستقیمی روی سود نهایی دارد. تصور کنید هر هفته چند بسته لبنیات، نوشیدنی، تنقلات یا کنسرو به دلیل نزدیک شدن تاریخ مصرف با تخفیف فروخته شود یا اصلاً مشتری نداشته باشد. شاید هر مورد به‌تنهایی رقم زیادی نباشد، اما وقتی این اتفاق در طول چند ماه تکرار شود، هزینه قابل‌توجهی روی دست فروشگاه می‌گذارد.

مدیریت ضایعات سوپرمارکت کمک می‌کند قبل از اینکه یک کالا به مرحله غیرقابل فروش برسد، برای فروش آن تصمیم بگیرید. از طرف دیگر، بررسی منظم تاریخ‌ها باعث می‌شود کالاهای قدیمی‌تر پشت محصولات جدید پنهان نمانند.

این موضوع برای فروشگاه‌های کوچک اهمیت بیشتری دارد، چون معمولاً فضای انبار محدود است و سرمایه نیز باید سریع‌تر به فروش تبدیل شود. مدیریت موجودی سوپرمارکت در چنین شرایطی بیشتر از اینکه به سیستم پیچیده نیاز داشته باشد، به نظم و بررسی مداوم احتیاج دارد.

دلایل اصلی ایجاد ضایعات در فروشگاه‌های مواد غذایی

ضایعات معمولاً نتیجه یک اشتباه واحد نیست و چند عامل همزمان باعث ایجاد آن می‌شوند. در مدیریت ضایعات سوپرمارکت، مهم‌ترین دلایل ایجاد ضایعات عبارت‌اند از:

• خرید بیش از میزان واقعی فروش
• نداشتن برنامه مشخص برای بررسی تاریخ مصرف
• قرار گرفتن کالاهای قدیمی پشت کالاهای تازه
• ثبت نکردن تاریخ ورود کالا به فروشگاه
• نگهداری نادرست محصولات حساس به دما
• آسیب دیدن بسته‌بندی در زمان جابه‌جایی
• تخفیف ندادن به‌موقع برای کالاهای نزدیک به انقضا
• ناآشنایی کارکنان با روش صحیح چیدمان و کنترل موجودی

برای مثال، ممکن است یک فروشگاه از یک محصول تعداد زیادی خریداری کند چون قیمت خرید عمده آن مناسب است، اما سرعت فروش واقعی آن پایین باشد. در این شرایط، خرید ارزان در نهایت می‌تواند به ضرر تبدیل شود. بنابراین، بررسی میزان فروش و سفارش‌گذاری متناسب با نیاز واقعی، بخش مهمی از مدیریت ضایعات سوپرمارکت است.

اصول طلایی مدیریت تاریخ انقضا (FEFO و FIFO)

دو روش مهم برای جلوگیری از تاریخ گذشته شدن کالا، FIFO و FEFO هستند.

• FIFO مخفف First In, First Out است؛ یعنی کالایی که زودتر وارد فروشگاه شده، زودتر هم باید فروخته شود. این روش برای بسیاری از کالاها کاربرد دارد، اما همیشه بهترین گزینه برای مواد غذایی نیست.
• FEFO مخفف First Expired, First Out است و یعنی محصولی که زودتر تاریخ انقضایش فرا می‌رسد، باید زودتر در معرض فروش قرار بگیرد. در واقع در پاسخ به سوال FEFO چیست، می‌توان گفت این روش به جای تمرکز روی زمان ورود کالا، تاریخ مصرف را معیار اصلی چیدمان قرار می‌دهد.

برای کالاهای غذایی، FEFO معمولا کاربرد بیشتری دارد. ممکن است دو کارتن یک محصول در یک روز وارد فروشگاه شوند، اما تاریخ انقضای یکی زودتر باشد. در این حالت همان محصول باید جلوتر قرار بگیرد.

۷ راهکار عملی برای کاهش ضایعات سوپرمارکت

از جمله راهکارهای عملی برای مدیریت ضایعات سوپرمارکت و کاهش ضایعات می‌توان به کنترل تاریخ انقضا، خرید متناسب با میزان فروش، اجرای روش FEFO و بررسی منظم موجودی اشاره کرد:

سیستم برچسب‌زنی و رنگ‌بندی کالاها

لازم نیست برای کنترل تاریخ مصرف یک سیستم پیچیده داشته باشید. می‌توانید کالاهای نزدیک به انقضا را با برچسب مشخص کنید یا برای بازه‌های زمانی مختلف از رنگ‌های متفاوت استفاده کنید.

مثلا کالاهایی که کمتر از یک ماه تا پایان تاریخ مصرف آنها باقی مانده، با یک برچسب مشخص شوند. کارکنان با دیدن این علامت متوجه می‌شوند که این محصولات باید در اولویت فروش قرار بگیرند.

چیدمان صحیح قفسه‌ها

یکی از ساده‌ترین روش‌های جلوگیری از تاریخ گذشته شدن کالا، چیدمان درست است. هنگام شارژ قفسه، محصولات با تاریخ مصرف کوتاه‌تر را جلو و محصولات با تاریخ طولانی‌تر را عقب قرار دهید.

این کار باید برای تمام کالاها تکرار شود و فقط به محصولات یخچالی محدود نباشد. همچنین کالاهایی که احتمال آسیب دیدن بسته‌بندی آنها بیشتر است، نباید در جایی قرار بگیرند که هنگام برداشتن محصولات دیگر مدام تحت فشار باشند.

تخفیف پلکانی کالاهای نزدیک به انقضا

وقتی یک محصول به تاریخ مصرف خود نزدیک می‌شود، منتظر نمانید تا فروش آن کاملاً متوقف شود. برای آن یک تخفیف منطقی در نظر بگیرید. این کار یکی از روش‌های مؤثر در مدیریت ضایعات سوپرمارکت و جلوگیری از تبدیل کالا به محصول غیرقابل فروش است.

مثلاً می‌توان کالاهایی را که هنوز مدت مناسبی تا پایان تاریخ مصرف دارند با تخفیف کم عرضه کرد و اگر فروش نرفتند، تخفیف بیشتری برای آن‌ها در نظر گرفت. فروش محصول با حاشیه سود کمتر معمولاً بهتر از این است که کالا کاملاً غیرقابل فروش شود.

البته تخفیف باید روی محصولی اعمال شود که از نظر سلامت و شرایط نگهداری کاملاً مناسب باشد.

ثبت دقیق تاریخ ورود و انقضا

حتی یک دفتر ساده یا فایل اکسل می‌تواند برای فروشگاه کوچک مفید باشد. هنگام دریافت کالا، تاریخ ورود و تاریخ انقضای محصولات مهم را ثبت کنید.

برای کالاهای پرفروش و فاسدشدنی، کنترل دقیق‌تر انجام دهید. در این گروه، تاریخ انقضا مواد غذایی باید مرتب بررسی شود و صرفا به اطلاعات ثبت شده هنگام خرید اکتفا نکنید.

خرید منظم و کنترل‌شده

یکی از اشتباهات رایج این است که فروشنده فقط به قیمت خرید توجه کند. خرید عمده زمانی به‌صرفه است که کالا با سرعت مناسبی به فروش برسد. مدیریت ضایعات سوپرمارکت نیز تا حد زیادی به همین موضوع و جلوگیری از خرید بیش از نیاز بستگی دارد.

قبل از خرید، فروش چند هفته گذشته را بررسی کنید و ببینید از هر محصول تقریباً چه تعداد فروخته شده است. اگر یک کالا در ماه ۳۰ عدد فروش دارد، خرید چند برابر نیاز ماهانه فقط به دلیل تخفیف خرید، تصمیم مناسبی نیست.

بررسی محصولات پرتقاضا می‌تواند به شما کمک کند بخش بیشتری از سرمایه را روی کالاهایی قرار دهید که گردش فروش بالاتری دارند و احتمال باقی ماندن و تبدیل شدن آن‌ها به ضایعات کمتر است.

انتخاب بنکدار معتبر با کالای تازه

کیفیت خرید، مستقیما روی میزان ضایعات فروشگاه تاثیر می‌گذارد. اگر کالا با تاریخ مصرف کوتاه، شرایط نگهداری نامناسب یا بسته‌بندی آسیب دیده تحویل بگیرید، حتی بهترین سیستم مدیریت موجودی هم نمی‌تواند تمام مشکل را حل کند.

به همین دلیل بهتر است با بنکداری کار کنید که گردش کالای مناسبی داشته باشد، محصولات را به شکل منظم تامین کند و برای تاریخ مصرف کالاها حساس باشد.

در این زمینه، بررسی گزینه‌هایی مثل انتخاب عظیمی مارکت برای سوپرمارکت ها می‌تواند برای فروشگاه‌هایی که به دنبال خرید منظم و کاهش ریسک موجودی هستند، مفید باشد.

آموزش پرسنل فروشگاه

اگر چند نفر در فروشگاه کار می‌کنند، کنترل تاریخ انقضا نباید فقط وظیفه صاحب مغازه باشد. همه کارکنان باید بدانند هنگام چیدن کالا، محصول قدیمی‌تر را جلو قرار دهند و هنگام دریافت بار، تاریخ‌ها را بررسی کنند.

حتی یک آموزش کوتاه چند دقیقه‌ای برای کارکنان می‌تواند جلوی اشتباهاتی را بگیرد که در طول ماه هزینه زیادی ایجاد می‌کنند.

نقش نرم‌افزار حسابداری در کنترل تاریخ انقضا

نرم‌افزار حسابداری فقط برای ثبت فروش و محاسبه سود و زیان کاربرد ندارد. در صورت استفاده درست، می‌تواند دید بهتری از موجودی فروشگاه ایجاد کند.

با ثبت ورود و خروج کالا می‌توان فهمید کدام محصولات سریع‌تر فروخته می‌شوند و کدام کالاها مدت زیادی در قفسه می‌مانند. این اطلاعات برای خرید بعدی بسیار ارزشمند است.

البته لازم نیست یک فروشگاه کوچک از همان ابتدا سراغ سیستم‌های پیچیده برود. مهم این است که اطلاعات ورود، فروش و موجودی کالا به شکل منظم ثبت شود. بعد از مدتی همین داده‌های ساده مشخص می‌کنند کدام کالاها بیشترین احتمال ضایعات را دارند.

چطور خرید عمده هوشمند ضایعات را کم می‌کند؟

مدیریت ضایعات سوپرمارکت از داخل فروشگاه شروع نمی‌شود؛ بخش مهمی از آن به زمان خرید برمی‌گردد. وقتی کالا را بر اساس میزان فروش واقعی، تاریخ مصرف و ظرفیت فروشگاه انتخاب کنید، احتمال خواب سرمایه و فاسد شدن محصولات کمتر می‌شود.

در خرید عمده بهتر است چند سؤال ساده را در نظر بگیرید:

• این محصول در ماه گذشته چقدر فروش داشته است؟
• تاریخ مصرف آن با سرعت فروش فروشگاه هماهنگ است؟
• آیا فضای کافی برای نگهداری آن دارم؟
• آیا تخفیف خرید عمده واقعاً ارزش خواب سرمایه را دارد؟
• اگر فروش محصول کمتر از انتظار باشد، چه زمانی باید برای تخفیف اقدام کنم؟

خرید از یک پخش عظیمی البرز که بتواند تأمین کالا را منظم‌تر و متناسب با نیاز فروشگاه انجام دهد، می‌تواند در کاهش موجودی اضافه و ضایعات مؤثر باشد.

برای کالاهای حساس، خریدهای منظم‌تر و حجم‌های کنترل‌شده معمولاً از یک خرید سنگین و نامتناسب با فروش واقعی بهتر است.

چک‌لیست روزانه و هفتگی کنترل تاریخ انقضا

برای اینکه کنترل تاریخ‌ها به یک کار فراموش‌شدنی تبدیل نشود، بهتر است آن را به بخشی از برنامه روزانه و هفتگی فروشگاه تبدیل کنید.

چک روزانه:

• بررسی محصولات لبنی و سایر کالاهای فاسدشدنی
• کنترل دمای یخچال و فریزر
• بررسی کالاهای دارای بسته‌بندی آسیب‌دیده
• جلو آوردن کالاهای نزدیک‌تر به انقضا
• جدا کردن محصولاتی که نیاز به بررسی دارند

چک هفتگی:

• بررسی تاریخ مصرف قفسه‌ها
• کنترل موجودی کالاهای کم‌فروش
• شناسایی کالاهای نزدیک به انقضا
• تصمیم‌گیری درباره تخفیف کالاهای کم‌گردش
• مقایسه خرید و فروش هفته گذشته

مشخص کردن کالاهایی که نباید در خرید بعدی بیش از حد سفارش داده شوند

این برنامه ساده، مخصوصا برای مدیریت انبار فروشگاه کوچک، بسیار کاربردی است و نیاز به نیروی اضافه یا تجهیزات خاصی ندارد.

نکته:

برای جلوگیری از فاسد شدن کالا در مغازه، فقط به تاریخ انقضا توجه نکنید. شرایط نگهداری هم اهمیت زیادی دارد. نور مستقیم، گرمای زیاد، رطوبت، تغییرات دمایی و چیدمان بیش از حد فشرده می‌توانند کیفیت بعضی محصولات را قبل از رسیدن به تاریخ درج شده روی بسته‌بندی کاهش دهند.

در مورد کالاهای کنسروی نیز اگر محصولی باز شده و قرار نیست همان لحظه مصرف شود، شرایط نگهداری اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. برای آشنایی با جزئیات بیشتر می‌توانید مطلب باقی مانده کنسروها را چگونه نگهداری کنیم را هم بررسی کنید.

جمع بندی

کاهش ضرر سوپرمارکت لزوماً به معنی فروش بیشتر نیست؛ گاهی کافی است جلوی چند اشتباه تکراری گرفته شود. مدیریت ضایعات سوپرمارکت با کنترل منظم تاریخ مصرف، اجرای FEFO، چیدمان درست قفسه‌ها، خرید متناسب با سرعت فروش و آموزش کارکنان، مجموعه‌ای از اقدامات ساده است که در کنار هم می‌توانند مقدار قابل‌توجهی از ضایعات را کم کنند.

اگر هنوز برایتان سؤال است که ضرر ضایعات سوپرمارکت چقدر است، بهترین راه این است که یک ماه تمام کالاهای دورریز، تخفیف‌خورده و تاریخ گذشته را ثبت کنید. بعد از همان یک ماه، رقم واقعی ضرر فروشگاه مشخص می‌شود.

در نهایت، پاسخ به اینکه چطور سود سوپرمارکت را با کنترل انقضا بالا ببریم، بیشتر از هر چیز به نظم در خرید و موجودی برمی‌گردد. فروشگاهی که بداند چه چیزی، چه مقدار و در چه زمانی باید بخرد، کمتر کالا را دور می‌ریزد و سرمایه‌اش سریع‌تر به فروش تبدیل می‌شود.

سوالات متداول